1 Zweck und Ziele

Der Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (pbD) ist ein Grundrecht. Die AKRA Business Solutions GmbH (AKRA) hat den Anspruch, dieses Grundrecht und damit die gesetzlichen Anforderungen zu wahren.

Dank ihrer engagierten und fachkundigen Mitarbeiter und Geschäftspartner ist die AKRA Business Solutions GmbH als Beratungsunternehmen für Managementsysteme und Geschäftsprozessorganisation erfolgreich. Die Werte unseres Unternehmens zu wahren und zu mehren ist unser oberstes Ziel. Das gelingt nur, wenn unsere Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern Vertrauen in unsere Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit haben und wenn die verbindliche Einhaltung gesetzlicher und vertraglicher Rahmenbedingungen gelingt.

In unserem täglichen Handeln hat der Datenschutz daher höchste Priorität. Dies gilt für die Vollständigkeit, Richtigkeit, Aktualität, Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit aller uns anvertrauten personenbezogenen Daten. Unser eigenverantwortliches, vorausschauendes Handeln ist der Schlüssel zum nachhaltigen Datenschutz.

2 Geltungsbereich und Verantwortlichkeiten

Der verbindliche Rahmen unsers Datenschutzmanagementsystems (DSMS) gilt für alle Mitarbeiter der AKRA sowie für Mitarbeiter anderer Unternehmen, die bei der AKRA tätig werden, (im folgenden Mitarbeiter genannt). Darüber hinaus gilt das DSMS auch für Geschäftspartner, welche mit AKRA personenbezogene Daten austauschen beziehungsweise für die AKRA oder in den Geschäftsräumen der AKRA tätig werden. Alle Mitarbeiter und Geschäftspartner werden durch Schulungen und Beratungen sensibilisiert und zur Einhaltung unserer Datenschutzrichtlinien verpflichtet.

Verantwortlich für den Datenschutz in der AKRA sind

• die Geschäftsführer, die einzeln als Datenschutzverantwortliche die rechtliche Verantwortung für die Beachtung des Datenschutzes tragen. Sie initiieren geeignete Maßnahmen zur Stärkung des Datenschutzes und prüfen zusammen mit dem Datenschutzbeauftragten die Wirksamkeit der Ergebnisse dieser Maßnahmen. Die Umsetzung der Maßnahmen kann auf Mitarbeiter übertragen werden.
• die Führungskräfte, die die Umsetzung des Datenschutzes in ihren Zuständigkeitsbereichen verantworten. Sie sind ob ihrer Funktion mit den erforderlichen Weisungsbefugnissen ausgestattet und stimmen sich mit dem Datenschutzbeauftragten und den anderen Führungskräften ab. Sie berichten an die Geschäftsführung.

3 Grundsätze

Alle Mitarbeiter der AKRA orientieren sich bei der Verarbeitung personenbezogener Daten an den folgenden Grundsätzen.

3.1 Rechtmäßigkeit, Treu und Glauben, Transparenz

Wir verarbeiten personenbezogene Daten jederzeit transparent und auf rechtmäßiger Basis. Auskunft erhält jede betroffene Person, sofern ihre Identität glaubhaft nachzuweisen ist. So wahren wir Transparenz und stärken die Verarbeitung nach Treu und Glauben.

3.2 Zweckbindung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung legitimer Zwecke. Personenbezogene Daten, die verschiedenen Zwecken dienen, werden nach Möglichkeit separiert.

3.3 Datenminimierung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, in dem es zur Erfüllung legitimer Zwecke notwendig ist. Im jeweiligen Zusammenhang nicht benötigte Daten werden nicht verarbeitet. Ist die Verarbeitung anonymer oder pseudonymisierter Daten ausreichend und möglich, werden diese genutzt.

3.4 Richtigkeit

Wir verarbeiten personenbezogene Daten so sorgfältig, dass wir die Richtigkeit während der Verarbeitung wahren können. Eine Kontrolle, ob die uns zur Verfügung gestellten Daten tatsächlich richtig sind, ist in letzter Konsequenz nicht zu leisten. Aufforderungen zur Richtigstellung kommen wir jederzeit nach, sofern die Aufforderung und die Informationen über die korrekten Daten nachvollziehbar und glaubwürdig sind.

3.5 Speicherbegrenzung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur solange, wie dafür eine eindeutige Erlaubnis oder gesetzliche Verpflichtung besteht!  Die Verarbeitungsdauer wird auf das erforderliche Maß begrenzt, das heißt, Daten werden unter Beachtung etwaiger Aufbewahrungspflichten frühestmöglich gelöscht.

3.6 Rechenschaftspflicht

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in einer Art und Weise, dass wir über die Verarbeitung jederzeit Rechenschaft ablegen können gegenüber betroffenen Personen, Behörden und Verantwortlichen, sofern wir Auftragsverarbeiter sind.

3.7 Verfügbarkeit

Wir verarbeiten personenbezogene Daten mit Systemen, die die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten gemäß aktuellem Stand der Technik jederzeit gewährleisten.

3.8 Belastbarkeit

Wir verarbeiten personenbezogene Daten mit Systemen, die gemäß aktuellem Stand der Technik belastbar sind.

3.9 Vertraulichkeit

Wir verarbeiten personenbezogene Daten streng vertraulich. Sie werden in unseren Geschäftsprozessen nur den Mitarbeitern zugänglich gemacht, die dies zur Erfüllung ihrer legitimen Pflichten benötigen. Technische und organisatorische Maßnahmen sind so gestaltet, dass die Vertraulichkeit personenbezogener Daten gewahrt wird.

3.10 Integrität

Wir verarbeiten personenbezogene Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen im Sinne der ISO 27001 Informationssicherheitsmanagementsystem so, dass sie nicht korrumpiert werden. Laufende Überwachung, regelmäßige Prüfungen und eine kontinuierliche Verbesserung stellen das hohe Niveau unseres Datenschutzes sicher.

Wir achten auf die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der von AKRA verarbeiteten personenbezogenen Daten.

3.11 Aktualität

Wir verarbeiten personenbezogene Daten und aktualisieren sie umgehend, wenn dies aufgrund entsprechender Information gegeben ist.

4 Verarbeitungstätigkeiten

Unsere Tätigkeiten zur Verarbeitung personenbezogener Daten sind in einem Verarbeitungsverzeichnis aufgeführt. Wir nutzen die Software "ConSol Compliance Suite" und beschreiben darin:

• Kategorien personenbezogener Daten
• Aufbewahrungsfristen
• Rechtliche Grundlagen
• Zwecke der Verarbeitung
• Schwellenwertanalysen und Risikobewertungen zur Datenschutzfolgenabschätzung
• Datenschutzfolgenabschätzungen
• Datenübermittlungen
• Technische und organisatorische Maßnahmen 

4.1 Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten folgender Kategorien

• Kunden
  • Kontaktdaten
    • Adressdaten
    • Ansprechpartner
• Gruppe/ -interesse
• Interessent
• Beschäftigter
  • Mitarbeiter Stammdaten
    • Namen
    • Adressdaten
    • Geburtsdatum
    • Bankverbindung
    • Steuermerkmale
    • Gehalt
    • Arbeitszeit
    • bisherige Tätigkeitsbereiche
    • Qualifikation
• Bewerbungen
• Lieferant
• Besondere Kategorien (sofern unabdingbar notwednig)
• Sonstige mit dedizierter Beschreibung

4.1.1 Personengruppen

Die Kategorien personenbezogener Daten richten sich nach den folgenden Personengruppen:

• Beschäftigte (inklusive Auszubildende und Praktikanten)
• Bewerber
• Geschäftspartner 
• Kunden
• Lieferanten

4.1.2 Datengruppen und Datenarten

Je nach Personengruppe verarbeiten wir im Detail andere Daten. Sie lassen sich in folgende Gruppen zusammenfassen zu Angaben über:

• Namen
• Adresse
• Kontaktmöglichkeiten
• Beschäftigungsverhältnis
• Daten besonderer Kategorie
• Beraterprofil

Im Einzelnen